Pre predsedov záhradkárskych združení

Ste predsedom Základnej organizácie Slovenského zväzu záhradkárov, vedúcim záhradkárskej osady alebo členom výboru. Roky robíte dobrovoľnú prácu, ktorá ostatným členom prináša radosť z vlastného kúska zeme — ale vám zabíja víkendy, kedy by ste tiež radi sedeli pri vlastnej chate.

Tento text je pre vás. Pomenujeme bolesti, ktoré poznáme od desiatok predsedov ZO SZZ, a ukážeme, ako ich rieši modul Hortus v ekosystéme UKS — Unifikovaný Komunitný Systém.

Bolesti, ktoré dnes zažívate

1. Sobotné popoludnia strávené odpočítavaním vodomerov

V osade s 47 chatami treba dvakrát ročne odpočítať vodomery. Vy a ďalší člen výboru obchádzate chatu po chate, zapisujete čísla do zošita, fotíte vodomery telefónom. Trvá to celé popoludnie a často aj časť večera.

Pri prepisovaní zo zošita do Excelu sa občas pomýlite. Pri vyúčtovaní príde reklamácia: „Ja som mal v máji 234 m³, vy ste napísali 243 m³.” Musíte sa vrátiť k fotografii, overiť, opraviť. Hodiny, ktoré nikto neoceňuje.

A medzitým chataári, ktorí by si vedeli odpočítať sami, čakajú na vás.

2. Brigády bez prihlasovania = brigády bez ľudí

Stanovy ZO SZZ určujú, že každý člen má odpracovať povinné hodiny ročne. Vy zorganizujete brigádu, pošlete papierovú pozvánku do schránok alebo e-mail. Termín je v sobotu o 8:00.

Príde 5 ľudí z 47. Niektorí kvôli rodinným povinnostiam, iní zabudli, ďalší si neprečítali e-mail. Brigáda je polovičato urobená a vy musíte naplánovať druhú.

Niektorí členovia neodpracujú celý rok, ale vy nemáte nástroj na korektné sledovanie — koľko hodín kto odrobil, kto si namiesto brigády platí pokutu.

3. Zošit, ktorý pri zmene predsedu zmizne

Evidencia chát, vlastníkov, kontaktov je v paperovom zošite alebo Excelovom súbore na vašom počítači. Keď sa rozhodnete predsedníctvo opustiť (pretože ste vyčerpaný a chcete si konečne užívať vlastnú chatu), nový predseda dostane stoh papierov a USB.

Pol roka trvá, kým sa zorientuje. Niektoré údaje (napr. telefónne čísla nových vlastníkov) jednoducho chýbajú — boli v hlave bývalého predsedu.

4. Členské príspevky platené v hotovosti

Na výročnej schôdzi vyberáte členské v hotovosti, zapisujete do zošita, kto zaplatil. Pri 47 chatách je to 3 hodiny administratívy. Niektorí prinesú nesprávnu sumu (mali sa zľavy?), iní zabudnú peniaze a sľubujú „doniest cez týždeň”.

V apríli, máji, júni si odškrtávate, kto ešte stále nezaplatil ručne v Exceli. Telefonujete, pripomínate, posielate e-maily. Polovicu z toho zabudnete a koncom roka zistíte, že traja členovia neuhradili — ale neviete, či ste ich vôbec upomenuli.

5. Mapa osady z roku 1985

Mapa, ktorú máte na chate v rámčeku, je z čias zakladania osady — pred 30–40 rokmi. Niektoré chaty boli zbúrané, iné prestavané, vznikli nové delenia parciel. Aktuálne neviete jednoznačne povedať, kde končí jeden pozemok a začína druhý.

Pri kontrolách (vodárne, hasiči) potrebujete povedať, kde leží konkrétna chata. Ručne kreslíte do starej mapy a fotíte telefónom.

6. GDPR ako téma, ktorá vás stresuje

Od roku 2018 musíte mať od každého člena písomný GDPR súhlas s evidenciou osobných údajov. Zbierate papierové formuláre, ukladáte do šanónu. Ale:

  • Pri zmene predsedu sú niekde stratené.
  • Pri kontrole z Úradu na ochranu osobných údajov (ÚOOÚ SR) by ste možno hľadali pol dňa.
  • Niektorí noví členovia formulár nepodpísali a vy ste si nevšimli.

Stresujete sa, že niečo nie je v poriadku, ale nemáte čas to riešiť systémovo.

7. Excel, ktorý prestal stačiť

Pri 12 chatách bol Excel zvládnuteľný. Pri 47 chatách máte tri tabuľky (členovia, vodomery, brigády) a každá má vlastný formát. Niektoré údaje sa duplikujú medzi súbormi a pri zmene jednej hodnoty zabudnete prepísať druhý súbor.

Po roku zistíte, že kontaktné údaje v jednej tabuľke sú aktuálne, v druhej staré.

Riešenie: Modul Hortus v ekosystéme UKS

UKS — Unifikovaný Komunitný Systém ponúka modul Hortus špeciálne pre záhradkárske združenia.

Vaša bolesťRiešenie v Horte
Sobotné popoludnia s vodomermiChataári odpočítavajú sami v telefóne, fotka ako dôkaz
Brigády bez ľudíOnline prihlasovanie, automatické pripomienky pred termínom
Zošit, ktorý zmizneCloudová evidencia, prevod jedným kliknutím
Hotovostné členskéAutomatické fakturácie, online platby, pripomienky
Mapa z 1985Aktuálna mapa s vyznačenými chatami a infraštruktúrou
GDPR strachCentralizované súhlasy, pripravené pre kontrolu
Tri Excel tabuľkyJeden systém, jedna pravda

3 konkrétne use cases

Use case 1: Polročný odpočet vodomerov

Stará cesta (1 víkend):

  1. Sobota: vy a kolega obchodíte 47 chát, zapisujete do zošita (5 hodín).
  2. Nedeľa: prepisujete zo zošita do Excelu (2 hodiny).
  3. Pondelok: vyúčtovanie podľa cenníka, generovanie PDF (3 hodiny).
  4. Týždeň: distribúcia, riešenie reklamácií (5 hodín).

Cesta cez Hortus (4 dni bez vašej účasti):

  1. V systéme vyhlásite obdobie odpočtu, chataári dostanú push notifikáciu.
  2. Každý chataárovi v aplikácii vyfotí vodomer, zadá hodnotu (3 minúty na chatu).
  3. Systém automaticky vyúčtuje podľa cenníka.
  4. Vy iba skontrolujete prípadne nezvyčajné hodnoty (skok o 200 % oproti minulému roku) a schválite.

Úspora: 15 hodín vašej práce, 0 hodín kolegovej práce.

Use case 2: Jarná brigáda — strihanie kríkov

Stará cesta:

  1. Pripravíte papierovú pozvánku, kópie do schránok (1 hodina).
  2. Posielate e-mail z osobného účtu (30 minút).
  3. V deň brigády neviete, koľko ľudí príde.
  4. Príde 5 ľudí. Brigáda nestihnutá, druhá brigáda v nasledujúcom týždni.

Cesta cez Hortus:

  1. V systéme vytvoríte udalosť „Strihanie kríkov, sobota 9:00, 4 hodiny” (3 minúty).
  2. Členovia dostanú notifikáciu a prihlasujú sa kliknutím.
  3. Vy v reálnom čase vidíte, že sa prihlásilo 12 ľudí — brigáda sa môže konať.
  4. Ráno systém pošle automatickú pripomienku prihláseným.
  5. Po brigáde sa odpracované hodiny zaznamenajú každému členovi.

Úspora: jasné plánovanie, žiadne zbytočné druhé brigády, transparentné odpracované hodiny.

Use case 3: Výber členských príspevkov

Stará cesta:

  1. Pošlete papierovú pripomienku (2 hodiny).
  2. Na schôdzi vyberáte hotovosť, zapisujete do zošita (3 hodiny).
  3. Niekoľkokrát do roka pripomenutíe upomienky neplatičom (5 hodín ročne).
  4. Manuálna evidencia v Exceli, sledovanie kto zaplatil koľko a kedy (3 hodiny).

Cesta cez Hortus:

  1. Systém automaticky vystaví faktúry pre všetkých členov (1 minúta).
  2. Členovia platia online (alebo prevodom s pripraveným QR kódom).
  3. Systém automaticky upomína neplatičov 14 a 30 dní po splatnosti.
  4. Vy v dashboarde vidíte, kto a kedy zaplatil, kto je v omeškaní.

Úspora: 12 hodín ročne + plná transparentnosť.

ROI — koľko vám to skutočne ušetrí

Pre ZO SZZ s 47 chatami:

  • Odpočty vodomerov: 2× ročne × 15 hodín = 30 hodín ročne ušetrených.
  • Brigády: efektívnejšie plánovanie = 5–10 hodín ročne ušetrených na zbytočných druhých brigádach.
  • Členské: automatizácia = 12 hodín ročne ušetrených.
  • Evidencia: nedoceniteľné v hodinách, ale plnohodnotná pripravenosť pre kontrolu ÚOOÚ SR.

Spolu: minimálne 47 hodín ročne, ktoré môžete stráviť na vlastnej chate namiesto za počítačom.

Začnite tu

UKS je v aktuálnej fáze v režime Invite Only — záujem si môžete rezervovať teraz.

  1. E-mail na info@redimo.sk s popisom (názov ZO, počet chát).
  2. Bezplatná demo prezentácia cez videohovor (30 minút).
  3. Bezplatný pilot 3 mesiace — pre prvých 50 organizácií.

Otvoriť UKS →   |   Detail produktu UKS →   |   Pre poľovnícke združenia →